İşletmeni Online Randevu Sistemine Nasıl Taşırsın?

1. Mevcut randevu düzenini ve yaklaşan kayıtları çıkar

İşletmende randevu bugün nereden geliyor? Telefon, WhatsApp, sosyal medya mesajı, yüz yüze görüşme ve ajandayı ayrı ayrı listele. Her kanalı kapatman gerekmeyebilir; amaç müşterinin randevu alacağı yeri anlaşılır kılmak ve ekibin aynı saati iki kez ayırmasını önlemektir.

Önümüzdeki günler veya haftalar için önceden onaylanmış randevuları da gözden geçir. Müşteri adı, iletişim bilgisi, hizmet, çalışan, başlangıç saati ve sürenin nerede kayıtlı olduğunu belirle. Bu kayıtların hangi takvimde tutulacağına karar vermeden müşterilere yeni bağlantı göndermeye başlama.

2. Hizmet ve ekip bilgilerini önce tamamla

Her hizmet için müşterinin tanıyacağı kısa bir ad, gerçekçi süre ve gerekiyorsa doğru fiyat gir. “Bakım” gibi birden fazla anlama gelebilecek adlar yerine müşterinin ne seçeceğini anlatan ifadeler kullan. Bir hizmeti herkes vermiyorsa uygun personel eşleşmesini de belirle.

Çalışanların vardiya ve mola düzeni sisteme doğru yansısın. Takvimde boş görünen bir saatte aslında işletmede bulunmayacak çalışan varsa o saat müşteriye açık kalabilir. İzin günlerini ve özel kapalı günleri de kaydet. Bu hazırlık, sistemin göstereceği uygun saatlerin işletmenin gerçek kapasitesine yaklaşmasına yardım eder.

Ayır’da müşteri akışının temeli hizmeti, uygun çalışanı ve müsait saati seçmektir. Ayrıntıları özellikler sayfasındaki gerçek ürün ekranlarında adım adım görebilirsin.

3. Randevu sayfanı müşterinin gözünden kur

İşletme adını ve müşterinin tanıyacağı şube adını kullan. Sayfa başlığı ve açıklamasında hangi hizmetleri verdiğini sade biçimde anlat. Randevu sayfanın işletmeni temsil ettiği için mevcut logonu, uygun kapak görselini ve okunaklı bir vurgu rengini seç. Adresi ve hizmet fiyatlarını gösterip göstermemeyi de işletme tercihlerine göre ayarla.

Randevu sayfasını hazırladıktan sonra yalnızca masaüstünde bırakma. Telefon ekranında metnin okunabildiğini, görselin önemli kısmının kesilmediğini ve randevu seçme adımlarının rahat tamamlandığını kontrol et. İhtiyaç olursa sayfa düzeni ve görünüm seçeneklerini Ayır’ın deneme sayfasından incele.

4. Müşteri akışını baştan sona dene

Müşterinin yapacağı sırayla ilerle: sayfayı aç, bir hizmet seç, gerekiyorsa çalışanı seç, uygun günü ve saati bul, iletişim ve onay adımlarını kontrol et. Her ekranda müşterinin bir sonraki adımı anlayıp anlamadığını gözle. Yanlış hizmet süresi ya da eksik çalışma saati gibi sorunları bağlantıyı paylaşmadan düzelt.

Testi canlı müşteriye açık olmayan demo ile yapmak istersen Ayır canlı örneğini kullan. Gerçek sayfanda deneme randevusu oluşturacaksan müşterilerin takvimine yanlışlıkla girmediğinden emin ol ve test bittiğinde bu kaydı kaldır.

Onay ekranında müşterinin hizmet, tarih ve saat bilgisini tekrar gördüğünü kontrol et. Desteklenen cihazlarda bildirim izni ve takvime ekleme seçeneklerinin nasıl sunulduğunu da gözden geçir. Kullanım adımları için online randevu sistemi sayfasına bakabilirsin.

5. Ekibi ve müşterileri yeni düzene alıştır

Çalışanlara randevuların nerede görüneceğini, müşterinin hangi bilgileri seçebileceğini ve değişiklik olduğunda kimin takvimi güncelleyeceğini anlat. Herkesin hizmet süresi, çalışma saati ve iptal kuralı konusunda aynı bilgiyi kullanması müşteriyle farklı beklentiler oluşmasını önler.

Müşteriye duyuruyu kısa ve yardımcı tut. Örneğin: “Yeni randevularını artık bu bağlantıdan kendin oluşturabilir; uygun hizmeti ve saati seçebilirsin. Değişiklik gerekirse onay ekranındaki yönetim bağlantısını kullan.” Mesajı, müşterilerinin zaten seni bulduğu kanallarda paylaş ve eski yöntemden gelen randevuların ne zamana kadar kabul edileceğini netleştir.

6. Randevu bağlantını müşterinin bulacağı yerlere ekle

Ayır işletmene özel bir randevu bağlantısı verir. Bu adresi sosyal medya profil açıklamana, işletme web sitendeki randevu düğmesine, müşteriye gönderdiğin bilgilendirme mesajına ve basılı materyallerindeki QR koduna ekleyebilirsin. Her yerde aynı güncel adresi kullan; eski veya kopyalanmış bağlantıları bulup değiştir.

Profil açıklamasında yalnızca bağlantı bırakmak yerine müşterinin ne yapacağını da söyle: “Hizmetini ve uygun saati seçerek randevu oluştur.” Müşteri randevu alırken bir sorun yaşarsa ulaşabileceği telefon veya iletişim yöntemini de görünür tut.

7. Eski ve yeni randevuları çakıştırmadan taşı

Önceden alınmış randevular yeni bağlantıdan kendiliğinden sisteme aktarılmaz. Bu nedenle eski ajanda veya mesaj kayıtlarını sakla. Geçiş tarihinde yaklaşan onaylı randevuları nasıl takip edeceğine karar ver: onları Ayır takvimine tek seferde ekle ya da eski takvimde tutup tamamlanana kadar iki kaynağı dikkatle kontrol et.

İki yöntemi aynı randevu için eş zamanlı yürütme. Bir müşteri telefonla saat aldığında online takvime de işle; online alınan bir randevuyu ayrıca başka bir ajandada müsait gösterme. Böylece aynı saat iki müşteriye açık kalmaz. Eski kayıtların nerede durduğunu ve ne zaman arşivleneceğini ekibe bildir.

Geçişin ilk günlerinde online akışla birlikte telefon veya mesajı da izlemek doğal olabilir. Her gelen randevuyu tek güncel takvime yaz ve belli bir tarihten sonra hangi kanalı öncelikli kullanacağını müşterilere duyur.

8. İlk haftalarda aksayan noktaları küçük adımlarla iyileştir

İlk hafta her şeyi değiştirmeye çalışma. Müşterilerin en çok hangi hizmette takıldığını, uygun saat bulup bulamadığını ve ekipten sık gelen soruları not et. Sonra bir seferde tek düzenlemeyi yap: hizmet açıklamasını sadeleştir, çalışma saatini düzelt veya müşteriye gönderdiğin duyuruyu netleştir.

İşletmenin günlük kullanımını düzenli gözden geçir: randevu bilgileri doğru mu, iptal ve taşıma takvime yansıyor mu, müşteriler bağlantıyı bulabiliyor mu? Ayır'ı 15 gün ücretsiz deneyebilir, kayıt için kredi kartı gerekmeksizin işletme bilgilerini ve akışı kendi kullanımına göre kurabilirsin.

Sık sorulan sorular

Sektörüne göre randevu akışını seç: berber, kuaför veya güzellik salonu.